YX Smøreolie A/S privatlivspolitik

Potentielle, nuværende og tidligere kunder hos YX Smøreolie A/S

Som dataansvarlig virksomhed ligger databeskyttelse os meget på sinde. Vi værner om de personoplysninger, som vi håndterer, og vi sikrer os, at vi lever op til gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi giver de personer, som vi behandler oplysninger om (”de registrerede”), informationer om vores databehandlinger og om de rettigheder, som man har som registreret.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om vores kunder.

Hvem vi er og hvordan du kan kontakte os

Den dataansvarlige virksomhed 

YX Smøreolie A/S Buddingevej 195, 2860 Søborg CVR-nr.: 32068057

YX Smøreolie A/S leverer (sælger) smøreolie og beslægtede produkter kun til erhvervskunder og registrerer primært kun personoplysninger på den ansatte hos vores erhvervskunder. Vi registrer kun de oplysninger, der er nødvendige for at kunne drive vores forretning og give vores kunder den bedste service.

Har du spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte den os på email sales@yxlube.dk eller telefon +45 70 11 56 78.

Vores behandlinger af personoplysninger

 

Kategorier af personoplysninger

De oplysninger, som vi behandler om dig, kan omfatte:

Følgende typer oplysninger indsamles og gemmes til administrative, servicerelaterede og/eller juridiske formål:

• Personlige oplysninger såsom navne og e-mailadresser vedr. virksomheden
• Oplysninger om trafikmønstre og IP-adresser
• Kontonummer til brug for automatisk betaling via Leverandørservice
• Bevillinger og registreringsbevis i forbindelse med afgiftsfritagelser

Data gemmes og behandles fortroligt i henhold til den lovgivning om behandling og beskyttelse af persondata. Dette er nærmere beskrevet under ”videregivelse af personlige oplysninger”.

 

Almindelige personoplysninger, herunder

o identifikationsoplysninger, herunder navn, adresse (herunder leveringsadresser), telefonnummer og e-mail
o købshistorik
o betalingshistorik, betalingsoplysninger samt lønoplysninger og årsopgørelse i forbindelse med kreditvurdering
o oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig
o IP-adresser
o Underskrifter på dokumenter fx udlånsaftaler etc

 

Ajourføring af adresseoplysninger og abonnement på kreditoplysninger

• YX Smøreolie A/S er tilknyttet Bisnode samt Atradius og opdateres dagligt med oplysninger herfra, for eksempel når kunder ændrer adresse og rating

 

Formål og retsgrundlag

Vores databehandlinger har følgende formål:

• Administration af kundeforholdet, vedligeholdelse og opdyrkning af kundeforhold samt løbende samhandel
• Markedsføring til nuværende og potentielle kunder
• Kundetilfredshedsmåling hos eksisterende kunder
• Sikre overholdelse af gældende lovgivning
 

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

• Ved behandling af personoplysninger i forbindelse med gennemførelse af dine bestillinger og køb, herunder bl.a. levering, kreditgivning og betaling, er retsgrundlaget for vores registrering af oplysningerne databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en kontrakt og for udførelsen af kontrakten.
• Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
• Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. Den legitime interesse, der begrunder behandlingen, er hensynet til at fremme YX Smøreolie A/S’ forretning og tilbyde kunder den bedste service og gode tilbud.
• Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.
• Statistik. Retsgrundlaget for databehandlinger udelukkende i statistisk og videnskabeligt øjemed er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandlinger, som er nødvendige af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

Kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader personoplysninger til én eller flere af følgende kategorier af modtagere:

• Bankforbindelser i forbindelse med administration af betalinger for ydelser og services
• Transportselskaber til levering af ordrer
• Advokater, Inkasso og kreditoplysningsbureauer ved misligholdelse af aftaler samt opslag i kreditoplysningsbureau
• Kreditforsikringsselskaber for kunder
• Betalingsservice og Leverandørservice i forbindelse med automatiske betalinger
• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler
• Skifteretten og kuratorer i forbindelse med retlige krav.
 

Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

YX Smøreolie A/S følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven. For at sikre korrekt håndtering af tilbagevendende kundeforhold, potentielle reklamationssager og garantiforpligtelser og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme oplysninger i op til fem år plus indeværenderegnskabsår fra forretningsforholdet er ophørt. 

 

Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

 

Dine rettigheder

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse af data) 
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Ret til sletning 
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Ret til begrænsning af behandling
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.  
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) 
Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse 
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.
• Ret til at få information om nye formål
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.
• Ret til at trække dit samtykke tilbage 
Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.
 

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på www.borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret). Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.